Ciclo de melhoria

A imagem mostra o ciclo da informação médica e suas etapas. A velocidade do fluxo de tais informações é normalmente lenta, já que a quantidade de códigos para serem criptografados é grande. Por causa disso, o atraso na gravação e codificação costuma ser de muitos meses.

O ciclo começa com a coleta de informações sobre diagnósticos e tratamentos na origem, o que é responsabilidade do médico especialista. Essas informações são classificadas e convertidas em dados estruturados em forma de codificação de diagnóstico ou relatório de despesas médicas, por exemplo. Em seguida, os dados codificados passam por processo de gestão da informação. Médias, proporções e tendências são calculadas e podem ser comparadas a um benchmark. Informações de gestão através de dashboards e/ou relatórios são enviados em forma de feedback para o conselho de administração, pessoal médico e outras camadas administativas. Isso é seguido por um processo de interpretação ou mesmo investigação mais aprofundada e às vezes, o gerenciamento de tais informações resulta em mais questões que merecem maior pesquisa. Arquivos pesquisados usando o trigger tools são bons exemplos disso. Por fim, instruções ou ações de aperfeiçoamento são formuladas e aplicadas e o ciclo é iniciado novamente.

Um comentário frequente sobre a adoção do sistemas de informação para gestão de qualidade é: "primeiro é preciso melhorar o nosso banco de dados". No entanto, com o Reflex é possível iniciar o ciclo de informação e melhoria pelos resultados e feedbacks ao invés da etapa de coleta de dados primários. Os médicos são 'recompensados' pelo registro correto dos dados quando recebem feedback de seus resultados imediatamente. Em alguns casos é esperada a reação de que os dados não estão corretos ou atualizados. No entanto, isso pode ser melhorado imediatamente através, por exemplo, do alinhamento entre o que os especialistas escrevem e o que é efetivamente codificado por outros profissionais, estabelecendo processos e padrões. A melhoria é notória nos números já do próximo mês. Além disso, casos atípicos podem ser analisados ​​e configurarem casos notáveis para pesquisa. Um arquivo do mês passado fala muito mais do que um arquivo de dois anos atrás. Isto permite uma intervenção mais rápida: a pontualidade é essencial quando se trata da segurança do paciente.